Sämtliche Angaben zu Personenstand und -eigenschaften, sowie zu Tatsachen, die nicht im oben angeführten Verzeichnis aufscheinen, können in der Regel (abgesehen von den gesetzmäßig festgesetzten Ausnahmen) durch eine Ersatzerklärung des Notarietätsaktes entgültig bestätigt werden.

Die im eigenen Interesse abgegebene Erklärung kann auch Personenstand und -eigenschaften, sowie Tatsachen anderer Personen betreffen, von denen er/sie direkt Kenntnis hat. Gleichermaßen kann auch die Übereinstimmung zum Original erklärt werden:

• Kopie eines Dokumentes, welches bei einer öffentlichen Verwaltung aufliegt oder ausgestellt wurde;
• Kopie einer Veröffentlichung, eines Studientitels oder Berufstitels;
• Kopie von Steuerdokumenten, welche von Privatpersonen aufbewahrt werden müssen.

Die Erklärungen anstelle der Notarietätsakten werden vor dem Beamten, der für die Entgegennahme der Dokumente zuständig ist, unterschrieben oder können unter Anlage der Fotokoie eines Personalausweises vorgelegt oder zugesandt werden. Bei den Verfahren einer öffentlichen Vertragsvergabe, ist die besagte Erklärung innerhalb der von der Verordnung festgelegten Grenzen laut Artikel 15, Komma 2 des Gesetzes vom 15.3.1997, Nr. 59 möglich.